Жалоба клиента

Ответ на жалобуПодобные действия – это результат неверного направления стратегии для ведения того или иного бизнеса. Согласно современным принципам маркетинга, жалующийся клиент является «другом» владельца фирмы или компании, магазина или организации.

И хотя звучит это несколько странно, но то, что он своими жалобами указывает на недостатки в работе, отрицать невозможно. Такими образом, жалующиеся потребители услуг или товаров представляют для руководителей кладезь бесценной информации, которую необходимо уметь правильно использовать.

Причины написания жалобы

Разбираемся: что привело клиента к написанию жалобыНужно понимать, что с потребителем, который «созрел» для того, чтобы написать жалобу, случилось как минимум одно из следующих событий:

    • клиент вышел из себя; написание жалобы требует конкретных усилий; многие утверждают, что напишут претензию, но большинство не выполняет сказанного;
    • покупатель остался неудовлетворенным результатами переговоров в устной форме. Часто жалоба поступает тогда, когда другие способы решить ситуацию испробованы и не принесли ничего хорошего;
    • потребитель заинтересован в завязывании переписки с соответствующей компанией, чтобы в дальнейшем иметь возможность получить документальное свидетельство, необходимое для передачи претензии в судебные инстанции;
    • при серьезных ситуациях, когда потребитель намерен обратиться в суд, ему необходимо предоставить конкретные документальные доказательства того, что он предоставил возможность компании среагировать на поданную жалобу;

 

Российская сертификация не только продукции, но и услуг – подтверждение полного соответствия продукции и услуг установленным нормам и требованиям.
 
 
 
 
 
О жалобах на почту России читайте здесь.

 

  • пользователь услуги не нашел сотрудника, чтобы высказать ему замечания и претензии в устной форме; по причине возможного отсутствия представителя отдела по работе с клиентами последние не знают, к кому обратиться и прибегают к написанию жалобы;
  • клиент чувствует неловкость при высказывании претензий лично; таким людям гораздо легче написать жалобу;
  • покупатель имеет определенные причины, которые не давали ему пожаловаться ранее. Возможно, человек торопился или был в это время не один. Есть и такие люди, которые страдают дефектом речи или не умеют выражать свои мысли правильно;
  • иногда бывает и так, что потребителя поощряют к написанию жалобы. Другими словами, служащие компаний/фирм/магазинов сами просят клиента оставить жалобу в письменной форме.
Читайте также:  Жалоба на детский сад

Вполне очевидно, что те люди, которые пишут жалобы, имеют множество причин для этого. Логично предположить, что отвечать общими фразами на них будет очень неправильно и некорректно.
 

Добровольное использование претензионного порядка решения споров.
 
 
 
 
О перечне товаров не подлежащих возврату читайте здесь.

 

Действия при получении письменной жалобы

Первые действия при получении письменной жалобыДолжностному лицу, которому направлена претензия для рассмотрения, необходимо обязательно ответить письменно в установленные законом сроки ответа на жалобу.

Грамотно составленный с юридической точки зрения ответ поможет в будущем при необходимости защитить интересы адресата претензии.

Итак, первыми действиями получателя жалобы должны стать:

  1. Принятие и регистрация: указание даты получения, ФИО, должности лица ее получившего. Далее следует отдать жалующемуся клиенту копию самой претензии, на которой предварительно сделать отметку о приеме. Здесь нужно обратить внимание на то, что заявитель может решить отправить жалобу, используя заказное письмо с уведомлением о получении.
  2. В ходе составления ответа на претензию необходимо подготовить письменные доказательства, которые при необходимости помогут в отстаивании позиции получателя жалобы. К тому же, необходимо постараться восстановить хронологический порядок событий, которые упомянуты в жалобе. Не нужно забывать, что данный ответ может быть использован при решении проблемы через суд в виде доказательства позиции получателя претензии. Необходимо постараться «разойтись» с недовольным клиентом мирным путем, возможно, предложить какую-либо компенсацию. Если же вопрос решить без суда не получится, то данная позиция ответчика окажет положительное влияние на решение суда.
  3. Ответ на жалобу должен содержать всю необходимую информацию для этого документа: наименование компании/магазина, данные о регистрации, адреса отправителя претензии, а также ее получателя.
  4. В ответе нужно указать суть жалобы. Если полученная претензия была частично или полностью удовлетворена, необходимо указать точную сумму компенсации, способ и срок возмещения.
  5. В случае когда получатель жалобы отказал в ее удовлетворении, необходимо указать причины отказа со ссылками на конкретные правовые документы и статьи закона.
    Также необходимо указать все документы, прилагаемые к ответу на письменную претензию.

Правильный ответ на жалобу

Как правильно ответить на жалобу и не потерять клиентаБезусловно, составление ответов на письменные жалобы от клиентов нельзя назвать самым приятным занятием. Здесь очень важно знать, как правильно их начать и закончить. Но недовольство со стороны клиентов в любом случае не должно остаться без внимания.

Читайте также:  Жалоба на врача

Чаще всего потребитель, когда жалуется, хочет следующего:

  • чтобы его выслушали, поняли;
  • чтобы отнеслись со всей серьезностью к замечаниям;
  • чтобы отнеслись к нему уважительно;
  • чтобы впоследствии были приняты определенные меры относительно причин жалоб.

Поэтому при составлении ответов на жалобы клиентов необходимо акцентировать свое внимание и на эмоциональном аспекте, ведь, по сути, вести борьбу нужно не конкретно с каким-то сотрудником, а в целом с проблемой продаж некачественного товара или неправильного обслуживания клиентов.
 

С проблемой возврата непродовольственных товаров сталкивался почти каждый покупатель. Это проблема будет всегда актуальна, так ситуации бывают разные, а сделанная покупка не всегда оправдывает ожидания.
 
О претензиях по договору подряда читайте здесь.

 
Именно решение конкретной проблемы, а не борьба с заказчиком поможет сохранить с ним теплые отношения.

При работе с письмом рекомендуется придерживаться следующего:

  1. Необходимо выразить клиенту благодарность, а также объяснить, по каким причинам это было сделано, принести свои извинения.
  2. Сообщить о том, какие меры приняты по устранению причины, по которой написана та или иная жалоба.
  3. Признать точку зрения потребителя.
  4. Персонализировать ответ жалобы клиенту, другими словами, при написании ответного письма следует избегать формальных отписок.
  5. Писать нужно просто, но одновременно корректно.
  6. Необходимо постараться превзойти ожидание клиента относительно расторопности, а также принятия соответствующих мер.
  7. Рекомендуется выяснить уровень удовлетворенности потребителя, написавшего жалобу.
Работа с поступающими жалобами является ярким показателем того, как руководитель умеет работать со своими клиентами и того, как он ими дорожит.

Ценность жалобы клиента

Жалующийся клиент – ценный клиентУспешность дальнейшего сотрудничества компании или магазина с тем или иным жалующимся клиентом напрямую зависит от того, каковой оказалась реакция на его жалобу.

Для соответственного настроя на написание правильных ответов, которые помогут не только сохранить клиентов, но и привлечь новых, можно ознакомиться с довольно интересной статистикой, представленной в таблице.

Читайте также:  Жалоба на школу
Данные статистических исследованийКомментарии к замечаниям
«У фирм и организаций, которые занимаются продажей услуг, на 85-95% бизнес зависит от имеющихся клиентов»Этот показатель говорит о том, что необходимо ценить каждого клиента. И если человек написал жалобу на то или иное предприятие, это еще не означает, что клиент потерян, а как раз наоборот.

Произойти это может в том случае, если у руководителя получится доказать жалующемуся клиенту, что его пожелания услышаны, вопросы по их осуществлению были оперативно урегулированы.

Согласно исследованиям, удовлетворить жалобы существующих клиентов гораздо дешевле, нежели вкладывать средства для привлечения новых.

«Статистика утверждает, что 7 из 10 клиентов, подавших жалобу, намерены продолжать сотрудничество с той или иной компанией, если она удовлетворила их требования»Данное исследование еще раз подтверждает мысль, которая была высказана ранее: если человек написал жалобу на то или иное предприятие, это еще не означает, что клиент потерян, а как раз наоборот.

Поэтому на письмо с жалобой необходимо отвечать сразу, не медля. Известно, что негативные отзывы распространяются среди потребителей в два раза быстрее, чем положительные. Согласно статистике, недовольный клиент делится той или иной проблемой с 8-10 собеседниками.

«При мгновенном удовлетворении жалобы потребителя в 95% случаях он продолжает оставаться клиентом той или иной компании»Очередное доказательство всего указанного выше, являющееся весомым аргументом для соответствующих размышлений.

Напоследок хочется добавить, что умение грамотно и адекватно реагировать на полученные жалобы от клиентов окажет весомую помощь сотрудникам в сохранении и своего душевного равновесия, способности чувствовать себя в колее, и увлечении выполнения соответственной работы, а не своих отрицательных эмоций.
 

Закон «Об ОСАГО» устанавливает правовые, экономические, а также организационные основы, касающиеся обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств.
 
О законе о потребительском кредите читайте здесь.